Como controlar as contas do imóvel na Pasta do Dia
Cadastre condomínio, água, gás e outras contas do imóvel e acompanhe, por dia de vencimento, o que chegou e o que foi pago.
Para que serve
Não perder o vencimento das contas dos imóveis administrados. Você cadastra cada conta uma vez, e o sistema monta todo mês a Pasta do Dia, com as contas agrupadas pelo dia em que vencem.
Antes de começar
- O imóvel precisa ter contrato de administração.
- Se o condomínio já tem cadastro, o vínculo com a conta é feito escolhendo-o na lista.
- Se você controla os condomínios numa planilha, dá para importar tudo de uma vez (passo 5).
Passo a passo
- Abra o contrato de administração do imóvel. No menu, vá em Locação › Administração de Imóveis e abra o contrato do imóvel. No fim da ficha está a seção "Contas do imóvel".
Resultado: Aparece a lista de contas já cadastradas do imóvel: tipo, credor, vencimento, valor esperado, quem paga, forma, cobrança ao inquilino e status. - Cadastre uma conta. Clique em "Nova conta". Escolha o tipo (Condomínio, Água, Gás, Energia do Prédio, IPTU, TCR ou Outra), o credor, o dia do vencimento e o valor esperado. Diga quem paga, como paga e onde chega o boleto.
Resultado: A janela "Nova Conta do Imóvel" reúne tudo da conta em um lugar só. - Defina a cobrança do inquilino. Em "Cobrança ao inquilino" e "Destino do dinheiro do inquilino", diga se a conta é cobrada dele e para onde vai o valor. Na água, use "Franquia de água (limite em R$)" quando o consumo até um valor já está incluso no aluguel. Deixe "Conta ativa" marcada e clique em Salvar.
Resultado: A conta ativa passa a gerar um registro por mês na Pasta do Dia. O excedente da franquia vira cobrança extra ao inquilino. - Acompanhe a Pasta do Dia. No menu, vá em Locação e clique em Pasta do Dia. Use as setas para trocar de mês e "Mês atual" para voltar.
Resultado: Os quadros mostram Total do Mês, Total Pago, Pendente / A Pagar e Atenção. Abaixo, as contas aparecem agrupadas por dia de vencimento. - Importe a planilha de condomínios (opcional). Na Pasta do Dia, clique em "Importar condomínios" e siga a tela para trazer as contas de condomínio da sua planilha, com dia, forma e unidades.
Resultado: As contas de condomínio são criadas de uma vez, sem digitar uma por uma. - Registre a chegada do boleto. Quando o boleto chegar, clique em "Chegou" na conta. Informe o valor do boleto, a data de vencimento e anexe o boleto (PDF ou imagem, até 10 MB). Confirme.
Resultado: A conta passa a aparecer como "Chegou". Os anexos podem ser baixados depois pelo ícone da conta. - Registre o pagamento. Depois de pagar, clique em "Pagar". Informe o valor pago, a data do pagamento e, se quiser, anexe o comprovante. Confirme.
Resultado: A conta fica como paga e entra em Total Pago.
Perguntas frequentes
O vencimento passou e ainda não foi registrado o pagamento. O botão "Pagar" continua disponível. O quadro "Atenção" da Pasta do Dia reúne esses casos.
Sim. Edite a conta e desmarque "Conta ativa". Ela deixa de gerar registros novos e o que já foi lançado fica guardado. Para apagar a conta de vez, use o ícone de excluir.
Ela só mostra contas recorrentes cadastradas e ativas nos imóveis. Cadastre-as na seção "Contas do imóvel" da ficha de administração.
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